النموذجان
في النموذج الأول يُستدعى المحامي بعد وقوع المشكلة: إنذار وصل، أو دعوى قُيدت، أو عقد وُقّع وتبيّن خلله. دور المحامي هنا علاجي، ومساحة المناورة محصورة بما تم بالفعل.
في النموذج الثاني يدخل المستشار على القرار قبل اتخاذه: قبل التوقيع، قبل الفصل، قبل الشراكة، قبل إطلاق النشاط الجديد. الكلفة هنا ثابتة ومعروفة، والمخاطر تُعالج وهي لا تزال قابلة للتعديل.
العلامة الأولى: تكرار نوع العقد
إذا كانت شركتك توقّع النوع نفسه من العقود عشرات المرات سنوياً — توريد، خدمات، عمل، إيجار — فأنت تدفع مرتين: مرة في المراجعة المتكررة، ومرة في المخاطر التي تمر لأن أحداً لم يراجع.
المعالجة نموذج موحّد مُعد مرة واحدة، مع دليل استخدام يبين البنود القابلة للتفاوض وتلك التي لا تُمس.
العلامة الثانية: القرار يتجاوز شخصاً واحداً
حين يصبح في الشركة أكثر من صاحب قرار، تنشأ الحاجة إلى تحديد من يقرر وبأي حد. غياب مصفوفة الصلاحيات لا يظهر أثره في اليوم العادي، بل يظهر عند أول اعتراض من شريك أو وريث أو مستثمر على قرار اتُّخذ خارج الصلاحية.
العلامة الثالثة: نشاط خاضع لجهة رقابية
الأنشطة المنظمة تحمل التزامات دورية بمواعيد محددة. حين تكون هذه الالتزامات في ذاكرة موظف لا في سجل مكتوب، تُكتشف المخالفة عند الزيارة الرقابية لا قبلها.
برنامج الامتثال في جوهره سجل: التزام، مرجعه النظامي، مسؤوله، موعده، ودليل تنفيذه.
العلامة الرابعة: التحضير لتمويل أو تخارج
العناية النظامية التي يجريها المستثمر تكشف كل ما لم يُعالَج: محاضر ناقصة، عقود غير موقّعة، تراخيص منتهية، نزاعات غير مفصح عنها. كل ملاحظة تتحول إما إلى خصم من التقييم أو إلى شرط توقيفي.
معالجة هذه الملاحظات قبل بدء الصفقة أرخص بكثير من التفاوض عليها أثناءها.
العلامة الخامسة: تكرار النزاعات الصغيرة
النزاع المتكرر مع الموردين أو العملاء أو الموظفين نادراً ما يكون سوء حظ. غالباً هو أثر مباشر لبند غامض في نموذج مستخدم، أو إجراء داخلي لا يوثّق ما يجب توثيقه.
المؤشر العملي: إذا تكرر النزاع نفسه ثلاث مرات، فالمشكلة في الوثيقة لا في الطرف الآخر.
